Hoe organiseert u het traject van uw oproepen?
Bepaal wat er met elke oproep gebeurt: welke groep rinkelt, welk bericht speelt, waar elke toets van het spraakmenu naartoe leidt en wat de beller hoort als u gesloten bent. Alles wordt stap voor stap opgebouwd.
Alleen voor beheerders
Deze pagina wordt ingesteld door een beheerder van het account, of door een lid met niveau Admin op Magic IP.
De procedure in beeld
Open Magic IP › Configuratie › Oproepstromen en daarna de stroom met het label Hoofdstroom. Voorbeeld: wat de beller hoort als u gesloten bent.
Hoe leest u een oproepstroom?
Een oproepstroom is een reeks stappen, van boven naar beneden gelezen. Elke stap is een blok: een Moduletype (een groep die rinkelt, een bericht, een voicemail…) en een Element (welke precies).
- De hoofdstroom (ster, label Hoofdstroom) ontvangt de oproepen van uw hoofdnummer. Onder uw openingsuren is hij verdeeld in tabbladen: Ouvert (open), Fermé (gesloten), Pause (pauze) en Vacances (vakantie), elk met eigen stappen.
- De andere stromen (label Scenario) dienen voor een tweede nummer of een directe lijn.
- Er verandert niets voordat u op Opslaan klikt.
Volgens het tijdstip van de oproep
Een stap toevoegen
Kies het moduletype
Open in het lege blok de lijst Kies een module...: de types staan onderaan de pagina beschreven.
Modules
Routes
Geavanceerd
Kies het element
Kies bij Element welk element. Alleen elementen die al bestaan, verschijnen in de lijst.
Vink ‘Einde van de oproepstroom’ uit om verder te gaan
Er verschijnt een leeg blok onder. Alleen Gebruiker, Groep, Media en Andere oproepstroom hebben dit vakje: de andere types beëindigen de stroom of maken vertakkingen.
Klik op ‘Opslaan’
De melding Oproepstroom opgeslagen bevestigt.
Instellen wat er gebeurt als u gesloten bent
Open de hoofdstroom
Klik in de lijst op de kaart met het label Hoofdstroom.
Klik op het tabblad ‘Fermé’
De tabbladen staan onder het blok Bedrijfsuren. Fermé (gesloten) ontbreekt als u 24/24 open bent; Pause en Vacances verschijnen alleen met een middagpauze of een geplande sluiting.
Voeg de stappen van deze periode toe
Bijvoorbeeld een Media met uw sluitingsaankondiging en daarna een Voicemail. Klik vervolgens op Opslaan.
De toetsen van een spraakmenu koppelen
Het menu en zijn welkomstbericht maakt u eerst aan in Hoe maakt u een menu ‘druk 1, druk 2’?
Voeg een stap ‘Spraakmenu’ toe
Kies Spraakmenu in Kies een module... en daarna uw menu bij Element.
Klik op het tabblad van een toets
Er verschijnt een rij tabbladen: 1 tot 9, 0, het sterretje, en Standaard voor de beller die geen geldige keuze maakt.
Bouw het vervolg van deze toets op
Bijvoorbeeld de Groep ‘Verkoop’ onder toets 1. Een klein bolletje toont de toetsen die al ingesteld zijn. Stel elke toets in die het bericht aankondigt en klik daarna op Opslaan.
Een oproepstroom maken voor een ander nummer
Klik op ‘Toevoegen’
Bovenaan de lijst. De editor opent met een lege stroom.
Geef de stroom een naam en voeg zijn nummer toe
Vul de Naam van de oproepstroom in. Klik bij Inkomende nummers op Toevoegen en kies een Beschikbaar nummer van uw account of een interne extensie (Toestel).
Voeg de stappen toe en sla op
Opslaan blijft grijs zolang de stroom geen naam of geen inkomend nummer heeft.
Goed om te weten
- Openingsuren en sluitingen stelt u in bij de openingsuren en de vakanties en feestdagen. Het pijltje van het blok Bedrijfsuren brengt u erheen.
- Dezelfde reeks stappen in meerdere periodes: maak een scenario en pas het in elke periode toe.
- Een stap verwijderen: klik op de prullenbak van het blok. In het tabblad van een toets of van een uurrooster maakt het kruisje de vertakking leeg.
- Een oproepstroom verwijderen: Verwijderen onderaan de editor, daarna bevestigen. Dit is definitief. De hoofdstroom kan niet worden verwijderd.
- Handmatige sluiting: is ze geactiveerd, dan toont een kader onder de uren of ze Actief of Niet actief is. Zie handmatige sluiting.
- Een oproepstroom terugvinden: de zoekfunctie filtert op naam of op nummer; het trechtericoon voegt de filters Alle, Hoofdstroom en Scenario toe. De systeemstromen, automatisch aangemaakt, laat u best ongemoeid.
| Familie | Type | Wat de stap doet |
|---|---|---|
| Modules | Gebruiker | Laat een collega rinkelen. |
| Groep | Laat een groep rinkelen. | |
| Voicemail | Stuurt de oproep naar een voicemail. Beëindigt de stroom. | |
| Media | Speelt een audiobericht af en gaat verder. | |
| Scenario | Plaatst de stappen van een scenario. | |
| Andere oproepstroom | Gaat verder in een andere stroom van uw account. | |
| Routes | Uren, Geavanceerde uren | Maken een vertakking per moment van de dag (zie hieronder). |
| Spraakmenu | Maakt een vertakking per toets. | |
| Geavanceerd | Externe telefoon | Schakelt door naar een gsm of vaste lijn die bij Toestellen is aangemaakt. Beëindigt de stroom. |
| SIP URI | Schakelt door naar een SIP-adres dat bij Toestellen is aangemaakt. Beëindigt de stroom. | |
| AI Spraakagent | Vertrouwt de oproep toe aan een AI-spraakagent. Beëindigt de stroom. |
Uren opent het venster Openingsuren instellen: een of meer tijdvakken per dag (Een tijdvak toevoegen), daarna Bevestigen. Het blok splitst zich in twee tabbladen, Tijdens uren en Buiten uren, die u elk invult. Het potlood opent de uren opnieuw.
Geavanceerde uren verdeelt de dag in periodes met een naam (een team in de voormiddag, een ander in de namiddag). Vink voor elke periode de Dagen aan en stel de Uren in; Periode toevoegen maakt er nog een. Als twee periodes overlappen, wint de bovenste. Het blok toont een tabblad per periode, plus Buiten de uren. Het potlood van de regel Periodes wijzigt ze.
Klik op Naar de nummers: de hoofdstroom wordt aangemaakt vanuit een nummer. Zie Nummers.
Uw wijziging verandert de vorm van de stroom: er verdwijnt bijvoorbeeld een periode. Lees de melding en klik op Toch toepassen of Annuleren.
Er is niets toegepast. Sluit elk ander tabblad dat op deze stroom openstaat en probeer opnieuw.
De inhoud, ingesteld in een vorige versie, wordt niet getoond. Een nieuwe configuratie vervangt hem volledig: neem bij twijfel contact op met de support voordat u opslaat.
Deze technische stroom draagt het rinkelen van een groep: u wijzigt hem vanuit de fiche van de groep. Klik op Groepen openen.
Voicemails
Een voicemail voor elke medewerker, een gedeelde voor het onthaal: uw bellers laten een bericht achter en u ontvangt het per e-mail, zonder zelfs op te nemen.
Scenario's
Stel uw gebruikelijke opeenvolgingen één keer samen, zoals ‘Iedereen in vergadering’ of ‘Avond’, en plaats ze met een paar klikken in een periode van uw oproepstroom, in plaats van alles opnieuw op te bouwen.