Hoe zet u een afwezigheidsbericht tijdens uw verlof?
Tijdens uw verlof horen uw bellers een bericht dat hen verwittigt, waarna ze een boodschap kunnen inspreken op een voicemail. U bereidt alles vooraf voor en het stopt vanzelf aan het einde van de sluiting.
Alleen voor beheerders
Deze instellingen worden gedaan door een beheerder van het account, of door een lid met niveau Admin op Magic IP.
Drie instellingen, in deze volgorde: het bericht, de sluitingsdata en daarna wat uw oproepstroom tijdens die data doet.
De procedure in beeld
Totaal Media
Het bericht aanmaken
Open Media en klik op « Toevoegen »
Open Magic IP › Configuratie › Modules en daarna de tegel Media. Het venster Media toevoegen wordt geopend.
Geef het bericht een naam
Bijvoorbeeld « Bericht verlof » in Naam van de media: die naam kiest u daarna in de oproepstroom.
Maak de audio aan
Eén tabblad per werkwijze: Importeren voor een MP3-, WAV- of OGG-bestand (maximaal 10 MB), Opnemen om in de microfoon van uw computer te spreken, TTS om de tekst te typen en te laten voorlezen door een synthesestem. Klik bij TTS op Audio genereren en beluister het voorbeeld.
Klik op « Media toevoegen »
Het bericht verschijnt in de lijst van de media.
De sluiting plannen
Open Vakanties en voeg een periode toe
Open in Magic IP › Configuratie › Modules de tegel Vakanties, klik op Toevoegen en daarna op Periode.
Vul een naam en de data in en klik op « Aanmaken »
De sluiting verschijnt in de lijst met het type Vakantie. Alle details vindt u in Hoe plant u uw vakanties en feestdagen?
Het bericht laten afspelen tijdens de sluiting
Open de hoofdstroom
Open Magic IP › Configuratie › Oproepstromen en daarna de stroom met het label Hoofdstroom.
Klik op het tabblad « Vacances »
U vindt het onder het blok Bedrijfsuren, naast Ouvert en Fermé.
Kies « Media » en daarna uw bericht
Open in het eerste blok Moduletype en kies Media. Kies in Element « Bericht verlof ».
Voeg eventueel een voicemail toe
Vink Einde van de oproepstroom uit: er verschijnt een nieuw blok eronder. Kies Voicemail en daarna de box die de berichten ontvangt. Laat u Einde van de oproepstroom aangevinkt, dan wordt de oproep na uw bericht beëindigd.
Klik op « Opslaan »
De melding Oproepstromen opgeslagen bevestigt: de instelling geldt voor al uw geplande sluitingen.
Goed om te weten
- Niets terug te zetten bij uw terugkeer: aan het einde van de sluiting volgen de oproepen weer uw gewone openingsuren. Bewaar de media voor uw volgende verlof.
- Het tabblad Vacances geldt voor al uw sluitingen, feestdagen inbegrepen. Kies liever een tekst zonder data, of wijzig het Element van het tabblad vóór elk verlof.
- De voicemail houdt zijn gewone welkomstbericht. Wilt u dat hij ook uw verlof vermeldt, geef hem dan een Tijdelijk bericht en verwijder het bij uw terugkeer: zie Hoe maakt en beheert u uw voicemailboxen?
- De tekst later verbeteren: een bericht dat met TTS is aangemaakt, past u ter plaatse aan, zonder de oproepstroom aan te raken. Zie Hoe maakt u een welkomst- of afwezigheidsbericht?
- Een onverwachte sluiting? Zie Hoe sluit u uw centrale dringend?
Het verschijnt alleen als er een actieve sluiting gepland is. Controleer in Vakanties of uw sluiting bestaat, niet voorbij is en of de schakelaar Inschakelen aan staat, en open daarna de hoofdstroom opnieuw.
Alleen bestaande media staan erin. Controleer of u wel op Media toevoegen hebt geklikt en open de stroom opnieuw.
Deze periode is in een vorige versie ingesteld en het scherm kan ze niet tonen. Stel ze opnieuw in zoals hierboven: uw instelling vervangt de oude. Neem bij twijfel contact op met de support voordat u opslaat.
Vakanties en feestdagen
Plan uw sluitingen één keer voor het hele jaar: feestdagen, zomerverlof, brugdagen. Op de dag zelf gaan uw oproepen vanzelf naar de vakantiemodus, zonder dat iemand aan de centrale hoeft te komen.
Dringend sluiten
Een teamvergadering, een storing, iets onverwachts? Toets een code in op eender welk toestel: alle oproepen naar uw hoofdnummer horen uw sluitingsbericht, zonder One te openen. Een tweede code heropent.