Hoe maakt en beheert u uw voicemailboxen?
Een voicemail voor elke medewerker, een gedeelde voor het onthaal: uw bellers laten een bericht achter en u ontvangt het per e-mail, zonder zelfs op te nemen.
Alleen voor beheerders
Deze pagina wordt ingesteld door een beheerder van het account, of door een lid met niveau Admin op Magic IP.
In One heet een voicemailbox een voicemail. Hij hoort bij één persoon of bij een team, en dient daarna als bestemming in een groep of een oproepstroom.
Open Magic IP › Configuratie › Modules en daarna de tegel Voicemails.
Een voicemail aanmaken
Klik op ‘Toevoegen’
Het paneel Voicemail toevoegen wordt geopend.
Totaal Voicemails
Geef hem een naam en een nummer
Vul de Naam in en daarna het Nummer om de berichten te beluisteren, bijvoorbeeld 200: vanaf een toestel gebeld, opent dit nummer het beluisteren van deze voicemail.
Bepaal wie hem beluistert
Kies onder Wie beluistert deze voicemail? voor Eén persoon, en daarna de Eigenaar, of voor Een team, bijvoorbeeld voor het onthaal.
Wie beluistert deze voicemail?
Stel de PIN-code in
Klik op het potlood van de PIN-code en vul hem in: hij beschermt het beluisteren van de berichten via de telefoon. Voor een team is hij verplicht. De eigenaar komt vanaf zijn eigen toestel binnen zonder code, tenzij u Code vragen vanaf zijn toestel inschakelt.
Klik op ‘Opslaan’
Open de voicemail daarna opnieuw: de welkomstberichten en de e-mails stelt u in zodra hij bestaat.
Instellen wat de beller hoort
Open de voicemail
Klik op de regel in de lijst.
Voeg het welkomstbericht toe
Kies onder Wat de beller hoort, op de regel Standaardbericht, een icoon: Opnemen met de microfoon van uw computer (daarna Bevestigen), Uploaden van een bestand (MP3, WAV of OGG) of Genereren met TTS op basis van een tekst. Het bericht geldt meteen.
Wat de beller hoort
Voeg zo nodig een tijdelijk bericht toe
Voor een kortstondige afwezigheid vult u de regel Tijdelijk bericht op dezelfde manier in. Zolang het bestaat, wordt het afgespeeld in plaats van het standaardbericht (Actief (prioriteit)). Verwijder het met de prullenbak om terug te keren naar het standaardbericht.
De berichten per e-mail ontvangen
Voeg de adressen toe
Typ onder Berichten per e-mail ontvangen een adres en klik op + of druk op Enter. Herhaal dit voor elke ontvanger.
Kies wat bij de e-mail hoort
Vink Voicemailbericht bijvoegen bij e-mail aan om de opname te ontvangen. Kies onder Na het versturen van de e-mail voor Bericht behouden, Bericht archiveren of Bericht verwijderen.
Berichten per e-mail ontvangen
Klik op ‘Opslaan’
Elk nieuw voicemailbericht gaat dan per e-mail naar de adressen in de lijst.
Goed om te weten
- Zonder aangepast bericht speelt de centrale een Systeembericht af. Welkomstbericht overslaan brengt de beller meteen bij de pieptoon; Alleen aankondiging (geen opname) laat hem geen bericht achterlaten.
- AI-verwerking: schakelt u ze in de fiche in, dan worden nieuwe berichten door AI verwerkt. De lijst toont dan AI ingeschakeld, en Bericht verwijderen na de e-mail is niet meer mogelijk.
- De eigenaar vindt deze voicemail terug in Mijn Antwoordapparaten: zie Mijn Antwoordapparaten. Om hem te delen, vinkt u andere Geautoriseerde gebruikers aan; een gebruiker met (geen portaalaccount) kan hem niet via One beluisteren.
- Het nummer of de code wijzigen: deze velden zijn vergrendeld. Klik op hun potlood om ze te wijzigen.
- Een voicemail verwijderen: open hem, klik onderaan de fiche op Verwijderen en bevestig in Deze voicemail verwijderen?. Dit is definitief, berichten inbegrepen: controleer eerst dat geen enkele groep of oproepstroom nog naar deze voicemail doorstuurt.
Klik onderaan de fiche op Luistercomfort om ze te tonen:
- Berichtenvelop overslaan: datum en nummer worden niet aangekondigd vóór elk bericht.
- Oudste berichten eerst: de afspeelvolgorde.
- Vooruit- en terugspoelen: tijdens het beluisteren in een bericht navigeren, met een stap die u instelt bij Navigatiestap (seconden).
- Configuratie via telefoon vergrendelen: voorkomt dat de instellingen via het voicemailmenu worden gewijzigd.
- Audioformaat van de berichten: MP3 of WAV.
- Tijdzone: gebruikt om de berichten te dateren; standaard Standaard van het account.
Een voicemail zonder eigenaar beluistert u alleen met een code: zonder code wordt het nummer geweigerd. Klik op het potlood van de PIN-code, vul een code in en sla op.
Belgroepen
Eén intern nummer laat een heel team rinkelen, tegelijk of om beurten. Neemt niemand op, dan gaat de oproep naar waar u het voorzien hebt: een voicemail, een collega of een gsm.
Oproepstromen
Bepaal wat er met elke oproep gebeurt: welke groep rinkelt, welk bericht speelt, waar elke toets van het spraakmenu naartoe leidt en wat de beller hoort als u gesloten bent. Alles wordt stap voor stap opgebouwd.