Comment organiser le parcours de vos appels ?
Décidez de ce qui arrive à chaque appel : quel groupe sonne, quel message est joué, où mène chaque touche du menu vocal, et ce qu'entend l'appelant quand vous êtes fermé. Tout se construit étape par étape.
Réservé aux administrateurs
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La procédure en image
Ouvrez Magic IP › Configuration › Flux d'appels, puis le flux marqué Principal. Exemple : ce qu'entend l'appelant quand vous êtes fermé.
Comment se lit un flux
Un flux est une suite d'étapes, lue de haut en bas. Chaque étape est un bloc : un Type de module (un groupe qui sonne, un message, un répondeur…) et un Élément (lequel).
- Le flux principal (étoile, badge Principal) reçoit les appels de votre numéro principal. Sous vos horaires, il se découpe en onglets Ouvert, Fermé, Pause et Vacances, chacun avec ses étapes.
- Les autres flux (badge Scénario) servent à un numéro secondaire ou à une ligne directe.
- Rien ne change avant que vous cliquiez sur Enregistrer.
Selon l'heure de l'appel
Ajouter une étape
Choisissez le type de module
Dans le bloc vide, ouvrez la liste Choisir un module... : les types sont détaillés en bas de page.
Modules
Routes
Avancé
Choisissez l'élément
Dans Élément, choisissez lequel. Seuls les éléments déjà créés apparaissent.
Décochez « Fin du flux » pour enchaîner
Un bloc vide apparaît dessous. Seuls Utilisateur, Groupe, Média et Autre flux ont cette case : les autres types terminent le flux ou créent des branches.
Cliquez sur « Enregistrer »
Le message Flux enregistré avec succès confirme.
Régler ce qui se passe quand vous êtes fermé
Ouvrez le flux principal
Dans la liste, cliquez sur la carte marquée Principal.
Cliquez sur l'onglet « Fermé »
Les onglets sont sous le bloc Horaires d'entreprise. Fermé manque si vous êtes ouvert 24/24 ; Pause et Vacances n'apparaissent qu'avec une pause de midi ou une fermeture programmée.
Ajoutez les étapes de cette période
Par exemple un Média avec votre annonce de fermeture, puis un Répondeur. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Relier les touches d'un menu vocal
Le menu et son message d'accueil se créent d'abord dans Comment créer un menu « tapez 1, tapez 2 » ?
Ajoutez une étape « Menu vocal »
Dans Choisir un module..., choisissez Menu vocal, puis votre menu dans Élément.
Cliquez sur l'onglet d'une touche
Une rangée d'onglets apparaît : 1 à 9, 0, l'étoile, et Défaut pour l'appelant qui ne fait aucun choix valable.
Construisez la suite de cette touche
Par exemple le Groupe « Ventes » sous la touche 1. Un petit point marque les touches déjà réglées. Réglez chaque touche annoncée dans le message, puis cliquez sur Enregistrer.
Créer un flux pour un autre numéro
Cliquez sur « Ajouter »
En haut de la liste. L'éditeur s'ouvre sur un flux vide.
Nommez le flux et ajoutez son numéro
Saisissez le Nom du flux. Dans Numéros d'entrée, cliquez sur Ajouter, puis choisissez un Numéro disponible de votre compte ou une Extension interne.
Ajoutez les étapes, puis enregistrez
Enregistrer reste grisé tant que le flux n'a pas de nom ou pas de numéro d'entrée.
Bon à savoir
- Horaires et fermetures se règlent dans Comment configurer vos horaires d'ouverture ? et Comment programmer vos vacances et jours fériés ? La petite flèche du bloc Horaires d'entreprise y mène.
- Le même enchaînement dans plusieurs périodes : préparez un scénario et appliquez-le dans chaque période.
- Retirer une étape : cliquez sur la corbeille du bloc. Dans l'onglet d'une touche ou d'un horaire, la croix vide la branche.
- Supprimer un flux : Supprimer en bas de l'éditeur, puis confirmez. C'est définitif. Le flux principal ne se supprime pas.
- Fermeture manuelle : si elle est activée, un encart sous les horaires dit si elle est Active ou Inactive. Voir Comment fermer le standard en urgence ?
- Retrouver un flux : la recherche filtre par nom ou par numéro ; l'icône entonnoir ajoute les filtres Tous, Principal et Scénario. Les flux système, créés automatiquement, sont à laisser tels quels.
| Famille | Type | Ce que fait l'étape |
|---|---|---|
| Modules | Utilisateur | Fait sonner un collègue. |
| Groupe | Fait sonner un groupe. | |
| Répondeur | Envoie l'appel sur un répondeur. Termine le flux. | |
| Média | Joue un message audio, puis continue. | |
| Scénario | Dépose les étapes d'un scénario. | |
| Autre flux | Continue dans un autre flux de votre compte. | |
| Routes | Horaires, Horaires avancés | Créent une branche par moment de la journée (voir ci-dessous). |
| Menu vocal | Crée une branche par touche. | |
| Avancé | Téléphone externe | Renvoie vers un portable ou un fixe déclaré dans Téléphones. Termine le flux. |
| SIP URI | Renvoie vers une adresse SIP déclarée dans Téléphones. Termine le flux. | |
| Agent Vocal IA | Confie l'appel à un agent vocal IA. Termine le flux. |
Horaires ouvre la fenêtre Définir les horaires : une ou plusieurs plages par jour (Ajouter une plage horaire), puis Valider. Le bloc se divise en deux onglets, Pendant horaires et Hors horaires, à remplir chacun. Le crayon rouvre l'horaire.
Horaires avancés découpe la journée en périodes nommées (une équipe le matin, une autre l'après-midi). Pour chacune, cochez les Jours et réglez les Heures ; Ajouter une période en crée une autre. Quand deux périodes se recouvrent, celle du haut l'emporte. Le bloc affiche un onglet par période, plus Hors horaires. Le crayon de la ligne Périodes les modifie.
Cliquez sur Aller aux numéros : le flux principal se crée depuis un numéro. Voir Comment gérer vos numéros ?
Votre modification change la forme du flux : une période disparaît, par exemple. Lisez le message, puis cliquez sur Appliquer quand même ou Annuler.
Rien n'est appliqué. Fermez tout autre onglet ouvert sur ce flux, puis réessayez.
Son contenu, mis en place dans une version précédente, n'est pas montré. La reconfigurer le remplacera entièrement : en cas de doute, contactez le support avant d'enregistrer.
Ce flux technique porte la sonnerie d'un groupe : il se modifie depuis la fiche du groupe. Cliquez sur Ouvrir les groupes.