Comment créer et gérer vos boîtes vocales ?
Un répondeur pour chaque collaborateur, un autre partagé pour l'accueil : vos appelants laissent un message, et vous le recevez par e-mail, sans même décrocher.
Réservé aux administrateurs
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Dans One, une boîte vocale s'appelle un répondeur. Il appartient à une personne ou à une équipe, et sert ensuite de destination dans un groupe ou un flux d'appels.
Ouvrez Magic IP › Configuration › Modules, puis la tuile Répondeurs.
Créer un répondeur
Cliquez sur « Ajouter »
Le volet Ajouter un répondeur s'ouvre.
Total Répondeurs
Nommez-le et choisissez son numéro
Saisissez le Nom, puis le Numéro à composer pour écouter les messages, par exemple 200 : composé depuis un poste, il ouvre la consultation de ce répondeur.
Dites qui l'écoute
Sous Qui écoute ce répondeur ?, choisissez Une personne, puis son Propriétaire, ou Une équipe, par exemple pour l'accueil.
Qui écoute ce répondeur ?
Définissez le code PIN
Cliquez sur le crayon du Code PIN, puis saisissez-le : il protège l'écoute des messages par téléphone. Il est obligatoire pour une équipe. Le propriétaire, lui, entre sans code depuis son poste, sauf si vous activez Demander le code depuis son poste.
Cliquez sur « Enregistrer »
Rouvrez ensuite le répondeur : les messages d'accueil et l'envoi par e-mail se règlent une fois qu'il existe.
Régler ce que l'appelant entend
Ouvrez le répondeur
Cliquez sur sa ligne dans la liste.
Ajoutez le message d'accueil
Sous Ce que l'appelant entend, sur la ligne Message par défaut, choisissez une icône : Enregistrer avec le micro de l'ordinateur (puis Confirmer), Importer un fichier (MP3, WAV ou OGG) ou Générer avec TTS à partir d'un texte. Le message s'applique tout de suite.
Ce que l'appelant entend
Au besoin, ajoutez un message temporaire
Pour une absence ponctuelle, remplissez la ligne Message temporaire de la même façon. Tant qu'il existe, il est joué à la place du message par défaut (Actif (prioritaire)). Supprimez-le avec sa corbeille pour revenir au message par défaut.
Recevoir les messages par e-mail
Ajoutez les adresses
Sous Recevoir les messages par e-mail, saisissez une adresse, puis cliquez sur + ou appuyez sur Entrée. Recommencez pour chaque destinataire.
Choisissez ce qui accompagne l'e-mail
Cochez Joindre le message vocal à l'email pour recevoir l'enregistrement. Sous Après l'envoi de l'e-mail, choisissez Garder le message, Archiver le message ou Supprimer le message.
Recevoir les messages par e-mail
Cliquez sur « Enregistrer »
Chaque nouveau message vocal part alors par e-mail aux adresses de la liste.
Bon à savoir
- Sans message personnalisé, le central joue un Message système. Passer l'annonce d'accueil amène l'appelant directement au bip ; Annonce seule (sans enregistrement) l'empêche de laisser un message.
- Traitement IA : activé dans la fiche, il fait traiter les nouveaux messages par l'IA. La liste affiche alors IA activée, et Supprimer le message après l'e-mail n'est plus possible.
- Le propriétaire retrouve ce répondeur dans Mes Répondeurs : voir Comment écouter vos messages vocaux ? Pour le partager, cochez d'autres Utilisateurs autorisés ; un utilisateur marqué (pas de compte portail) ne pourra pas le consulter depuis One.
- Changer le numéro ou le code : ces champs sont verrouillés. Cliquez sur leur crayon pour les modifier.
- Supprimer un répondeur : ouvrez-le, cliquez sur Supprimer en bas de la fiche, puis confirmez dans Supprimer ce répondeur ?. C'est définitif, messages compris : vérifiez d'abord qu'aucun groupe ni flux d'appels n'envoie encore vers lui.
Cliquez sur Confort d'écoute, en bas de la fiche, pour les afficher :
- Passer l'enveloppe des messages : la date et le numéro ne sont pas annoncés avant chaque message.
- Messages les plus anciens d'abord : l'ordre de lecture.
- Avance et retour rapide : naviguer dans un message pendant l'écoute, par pas réglable dans Pas de navigation (secondes).
- Verrouiller la configuration par téléphone : empêche de modifier les réglages depuis le menu du répondeur.
- Format audio des messages : MP3 ou WAV.
- Fuseau horaire : sert à dater les messages ; par défaut, Défaut du compte.
Un répondeur sans propriétaire ne s'écoute qu'avec un code : sans lui, composer son numéro est refusé. Cliquez sur le crayon du Code PIN, saisissez un code, puis enregistrez.