Comment créer un agent vocal IA ?
Un agent vocal IA décroche à votre place, jour et nuit : il accueille l'appelant, répond à ses questions à partir de vos documents, le transfère vers la bonne personne ou lui fixe un rendez-vous. Plus aucun appel ne reste sans réponse.
Réservé aux administrateurs
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La procédure en image
Ouvrez Magic IP › Configuration › Modules, puis la tuile Agent Vocal IA.
Agents
Activer les agents vocaux
À faire une seule fois : tant que la fonction est éteinte, la tuile Agent Vocal IA porte le badge Non activé.
Activez l'interrupteur « Agents Vocaux IA »
Il se trouve dans Magic IP › Configuration › Paramètres Généraux, en tête de la catégorie Agents Vocaux IA.
Choisissez votre formule
Formule gratuite : sans abonnement, vous payez à la consommation ; cliquez sur Activer. Pack(s) de crédits : des crédits inclus chaque mois ; réglez la Quantité, cliquez sur Continuer, puis sur Confirmer et activer. Les tarifs s'affichent dans la fenêtre.
Choisissez la formule qui correspond le mieux à votre usage.
Créer un agent
Cliquez sur « Ajouter » et choisissez un modèle
Réceptionniste IA, Prise de rendez-vous, Support client, Prise de message, Accueil hors horaires ou Qualification commerciale : le modèle remplit le nom, l'accueil et les instructions, puis ouvre la fiche sur l'onglet à compléter. Ou choisissez Partir de zéro.
Indiquez où transférer les appels
Dans Destinations, cliquez sur Ajouter, puis remplissez le Libellé, le Type, la Destination et la Description pour l'IA : c'est elle qui dit à l'agent quand y envoyer l'appelant. Sans aucune destination, l'agent prend un message.
Nouvel agent vocal IA
Destinations possibles
Adaptez l'accueil et les instructions
Dans Configuration, le Message d'accueil est la première phrase de l'agent. Le Prompt système contient ses instructions : décrivez votre entreprise, le ton, ce qu'il doit demander et ce qu'il ne doit jamais dire. Le bouton Insérer une variable ajoute une information remplie à chaque appel : le nom de l'appelant, vos heures d'ouverture…
Vérifiez le nom, la langue et la voix
Dans Général : le Nom de l'agent, la Langue (Français ou Nederlands) et la Voix de l'agent.
Cliquez sur « Enregistrer »
Le Nom de l'agent et le Message d'accueil sont obligatoires. L'agent apparaît dans la liste.
Placez l'agent dans un flux d'appels
Ajoutez l'étape Agent Vocal IA dans le flux d'appels de votre numéro, puis choisissez l'agent. Seuls les agents actifs y sont proposés.
Les autres onglets
Activez Prise de rendez-vous, choisissez l'Agenda du collaborateur, puis réglez la Durée du rendez-vous, le Délai minimum, les Jours ouverts, la plage De / À et Réserver jusqu'à. En option : Confirmation SMS à l'appelant. Les créneaux déjà pris, y compris dans les agendas Google, Outlook ou Apple synchronisés depuis Mon agenda, sont exclus.
Tarifs, horaires, questions fréquentes : Importer un document (PDF, TXT, DOCX, HTML, CSV ou EPUB, 10 MB au maximum) ou Ajouter une URL de votre site. Enregistrez d'abord l'agent : un agent neuf ne reçoit pas encore de documents.
Ajouter une action, puis E-mail (Destinataires, Sujet) ou Requête web (Méthode, Adresse en https). Dans Paramètres, indiquez ce que l'action transmet : ce que l'agent demande à l'appelant (Conversation), une Variable ou une Valeur fixe. Dites ensuite dans le Prompt système quand la lancer : Insérer une action y ajoute son nom. Une action incomplète n'est pas proposée à l'agent.
Le Message de clarification est dit quand l'agent ne comprend pas. La Durée maximale d'un appel va de 3 à 30 minutes : au-delà, l'agent raccroche.
Améliorer un agent
Dans le Journal agents IA, votre équipe note chaque appel d'un pouce levé ou baissé. Dès 10 avis négatifs, le compteur de la colonne Améliorer devient cliquable : One analyse les appels ratés et propose de Nouvelles instructions proposées. Retouchez-les si besoin, puis cliquez sur Appliquer à l'agent.
Bon à savoir
- Écrivez les instructions comme pour un nouvel employé : par exemple « Vouvoie toujours l'appelant. Demande son nom avant de transférer. Ne donne jamais de prix par téléphone. »
- Essayez-le vous-même : appelez le numéro qui mène au flux et jouez le rôle d'un client.
- Destination de secours (onglet Destinations) : elle reçoit l'appelant dont l'agent ne comprend pas la demande. Avec Aucune (raccrocher), l'appel se termine.
- Modifier ou suspendre : cliquez sur la ligne de l'agent. L'interrupteur Actif, en haut de la fiche, le désactive sans le supprimer.
- Supprimer : icône corbeille, puis confirmez. C'est définitif : retirez d'abord l'agent des flux qui l'utilisent.
- Consommation : voir Comment suivre vos crédits IA et SMS ? Couper l'interrupteur Agents Vocaux IA supprime votre formule et arrête tous vos agents.
- Suivre les appels traités : voir Comment suivre les appels traités par vos agents IA ?