Hoe vindt en belt u een contact?
Het volledige telefoonboek van uw bedrijf staat in Magic IP: typ een naam, klik en het nummer wordt gebeld. Dezelfde contacten zorgen ervoor dat u de naam van de beller ziet in plaats van alleen een nummer.
Contacten is het gedeelde telefoonboek van uw bedrijf (waarvoor het dient). Magic IP gebruikt het om de naam van een gesprekspartner te tonen in LiveTrack, Mijn Antwoordapparaten en het kiesvenster van het Dashboard.
Een contact vinden en bellen
Open "Contacten"
Klik in het menu van Magic IP op Contacten. De kaart Alle contacten toont voor elk contact de Naam (en het bedrijf), Telefoon, Gsm, E-mail en Tags.
Alle contacten
Typ een naam in de zoekbalk
Een naam, een bedrijf, een e-mailadres of een nummer in Zoek een contact...: de lijst filtert terwijl u typt. Klik op de kop van een kolom om te sorteren; de kolom Tags biedt ook een filter.
Alle contacten
Klik op "Bellen"
Het icoon Bellen, aan het einde van de regel, belt het nummer. U kunt ook rechtstreeks op een nummer in de lijst klikken. E-mail versturen opent uw e-mailprogramma.
Klik op de regel van een contact om zijn fiche te openen: contactgegevens, bedrijf, adres en tags.
Een contact toevoegen of wijzigen
Alleen voor beheerders
De knoppen om toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen verschijnen voor de beheerders van Magic IP. Ze zijn verborgen wanneer een CRM verbonden is.
Klik op "Toevoegen"
Kies Nieuw contact om een fiche aan te maken, of Importeren (CSV/Excel) om een bestand te laden. Een fiche heeft minstens een voornaam, een naam en een nummer nodig; rond af met Contact aanmaken.
Alle contacten
Om een fiche aan te passen, open "Meer acties"
Het menu aan het einde van de regel biedt Bewerken en Verwijderen. Verwijderen is definitief.
De kwaliteit van het telefoonboek controleren
Klik op "Kwaliteit"
De knop toont een score op 100: groen vanaf 80, oranje van 50 tot 79, rood daaronder. Hij houdt rekening met dubbels, verkeerd opgemaakte nummers en ontbrekende velden.
Alle contacten
Kies een probleem en klik op "Bekijken"
Het venster Kwaliteitsanalyse toont de gevonden problemen, met het aantal betrokken contacten: Dubbels gevonden, Nummers niet in E.164, Ontbrekende e-mails, Ongeldige e-mails, Onvolledige namen, Onvolledige adressen, Ontbrekende telefoonnummers. Bekijken sluit het venster en houdt in de lijst alleen de betrokken contacten over.
Score van uw contactenbestand
Een badge, bijvoorbeeld 12 contacten na de kwaliteitsfilter, herinnert u eraan dat de lijst gefilterd is: klik erop om weer alle contacten te zien.
Goed om te weten
- Verkeerd opgemaakte nummers: bij Nummers niet in E.164 zet de knop Corrigeren de nummers in één keer in internationaal formaat.
- Dubbels: Bekijken opent het venster Dubbels. Samenvoegen houdt één fiche per groep en bundelt daarin wat de andere fiches wisten; de andere worden verwijderd.
- Meerdere contacten tegelijk: een beheerder vinkt de contacten in de lijst aan en kiest daarna Tag toevoegen of Verwijderen.
- Contacten gesynchroniseerd vanuit uw CRM: de badge Gesynchroniseerd vanuit gevolgd door de naam van het CRM verschijnt. Contacten worden dan in uw CRM aangemaakt, gewijzigd en samengevoegd.
- Bellen vanaf de computer: de oproep vertrekt vanuit de belapplicatie van uw computer. Om ze via de centrale te laten verlopen, installeert u de Interfone softphone.
- Bureautoestellen: sommige modellen ondersteunen slechts een beperkt aantal contacten in het gedeelde telefoonboek. Raadpleeg de documentatie van uw model.
- SMS versturen (als het contact een gsm-nummer heeft) en Nummer kopiëren vindt u in het menu Meer acties van de regel. U kunt het telefoonboek ook bijhouden in de toepassing Contacten van One: zie Een contact toevoegen.
Gedeeld adresboek
Eén adresboek voor het hele bedrijf. Uw bureautoestellen krijgen het in hun telefoonboek, Magic IP toont de naam van uw contactpersonen, en iedereen vindt een klant terug met een paar letters.
Contact toevoegen
Voeg een klant of leverancier toe aan het adresboek van het bedrijf. Het hele team vindt hem terug met een paar letters, en zijn naam komt ook in het telefoonboek van uw bureautoestellen.