Hoe voegt u een contact toe?
Voeg een klant of leverancier toe aan het adresboek van het bedrijf. Het hele team vindt hem terug met een paar letters, en zijn naam komt ook in het telefoonboek van uw bureautoestellen.
Alleen voor beheerders
Deze pagina wordt ingesteld door een beheerder van het account, of door een lid met niveau Admin op Magic IP. De knop Toevoegen verschijnt niet wanneer het adresboek gesynchroniseerd wordt vanuit uw CRM.
Open Magic IP › Contacten. Wilt u veel contacten tegelijk toevoegen? Gebruik dan liever de import van een lijst.
Stap voor stap
Klik op "Toevoegen" en daarna op "Nieuw contact"
De knop staat rechtsboven de lijst. Het venster Nieuw contact gaat open.
Alle contacten
Vul de voornaam en de achternaam in
Kies de aanspreking (M. of Mme) links van de Voornaam, en typ dan de voornaam en de Achternaam. Beide zijn verplicht.
Een contact heeft minstens een voornaam, een naam en een nummer.
Identiteit
Voeg minstens één nummer toe
Vul onder Contactgegevens de Telefoon, de Gsm of beide in, en het E-mail-adres als u het kent. Typ het nummer zoals u gewend bent, bijvoorbeeld 02 123 45 67, en klik dan op het rode toverstafje aan het einde van het veld (Omzetten naar internationaal formaat): One zet het nummer in het juiste formaat.
Contactgegevens
Vul zo nodig het bedrijf en het adres aan
Het blok Bedrijf is optioneel: Bedrijfsnaam, Btw-nummer en Website. Voor een Belgisch bedrijf vult Opzoeken in de KBO die velden voor u in (zie verder). Ook het Adres is optioneel.
Bedrijf · optioneel
Voeg labels toe
Klik onder Labels op Label toevoegen…. Kies een bestaand label, of typ een nieuwe naam en klik op « … » aanmaken. Het kruisje op een label haalt het weer van het contact.
Labels
Klik op "Contact aanmaken"
Een bevestiging verschijnt. Het contact staat in de lijst en in het telefoonboek van uw toestellen.
Het bedrijf invullen vanuit de KBO
Klik in het venster op Opzoeken in de KBO.
Tabblad Op nummer: vul het Ondernemingsnummer (KBO) in, met of zonder punten. Tabblad Op naam: vul de exacte Naam van de onderneming in (de zoekopdracht is hoofdlettergevoelig) en klik dan op een van de gevonden nummers.
Controleer de getoonde fiche en klik op Deze gegevens gebruiken. One vult de Bedrijfsnaam, het Btw-nummer (het nummer voorafgegaan door BE) en het adres in, met België als land.
Goed om te weten
- Geen knop Toevoegen? U bent geen beheerder van Magic IP, of het adresboek wordt gesynchroniseerd vanuit uw CRM. Zie Waarvoor dient het gedeelde adresboek?
- Voor sms'en moet een contact een Belgisch gsm-nummer hebben.
- Een tikfout? U kunt de fiche altijd verbeteren: zie Hoe vindt, wijzigt of verwijdert u een contact?
Het nummer staat nog niet in internationaal formaat. Klik op het rode toverstafje aan het einde van het veld om het om te zetten en controleer het resultaat.
Een contact zonder nummer kan niet worden opgeslagen. Vul de Telefoon of de Gsm in.
Het contact is wel opgeslagen in One. Uw toestellen krijgen het bijgewerkte telefoonboek bij de volgende wijziging van een contact.
Het contact is opgeslagen, maar het telefoonboek van uw vroegere portaal myPortal is nog niet overgenomen. Klik op Contacten importeren in de banner bovenaan de pagina Contacten: daarna krijgen uw toestellen het nieuwe telefoonboek.
Telefoonboek
Het volledige telefoonboek van uw bedrijf staat in Magic IP: typ een naam, klik en het nummer wordt gebeld. Dezelfde contacten zorgen ervoor dat u de naam van de beller ziet in plaats van alleen een nummer.
Contact terugvinden
Een paar letters volstaan om een contact terug te vinden tussen honderden. Verbeter de fiche met één klik: de correctie komt ook op uw bureautoestellen terecht.