Flux d'appels
Décider du chemin d'un appel entrant, étape par étape, et régler ce qui se passe selon l'heure.
Réservé aux administrateurs
Propriétaires et administrateurs du compte, ou membres de niveau Admin sur Magic IP.
Un flux d'appels est le chemin que suit un appel quand il arrive sur un numéro : faire sonner un groupe, jouer un message, proposer un menu vocal, laisser un message sur un répondeur. Vous le construisez comme une liste d'étapes, de haut en bas.
Magic IP › Configuration › Flux d'appelsComprendre les flux
Votre compte a deux sortes de flux :
- Le flux principal, marqué d'une étoile et du badge Principal. C'est lui qui reçoit les appels de votre numéro principal. Il suit vos horaires et répartit les appels en périodes (voir plus bas). Il ne peut pas être supprimé.
- Les autres flux, marqués Scénario : un numéro secondaire, une ligne directe, ou un chemin que le flux principal réutilise avec l'étape Autre flux.
Pas encore de flux principal ?
La liste affiche Aucun flux principal configuré. Cliquez sur Aller aux numéros, puis sur l'étoile du numéro qui doit devenir votre numéro principal : voir Numéros.
Retrouver un flux
- La recherche filtre par nom ou par numéro.
- Les filtres Tous, Principal et Scénario limitent la liste à une sorte de flux.
- Afficher les flux système montre aussi les flux techniques créés automatiquement (un par utilisateur, par exemple). Vous n'avez normalement pas à y toucher.
Cliquez sur un flux pour l'ouvrir dans l'éditeur.
L'éditeur en bref
De haut en bas, l'éditeur présente :
- Nom du flux : cliquez sur le crayon pour le modifier.
- Numéros d'entrée : les numéros qui arrivent dans ce flux. Ajouter propose un Numéro disponible de votre compte ou une Extension interne. La croix sur un numéro le retire du flux.
- Les étapes, reliées par des flèches. Chaque étape est un bloc avec un Type de module et un Élément.
- En bas : Supprimer, Annuler et Enregistrer.
Rien n'est envoyé au central avant que vous cliquiez sur Enregistrer. Le bouton reste grisé tant que le flux n'a pas de nom ou pas de numéro d'entrée.
Créer un flux
Dans la liste, cliquez sur Ajouter.
Donnez un Nom du flux, puis ajoutez au moins un numéro dans Numéros d'entrée.
Dans le premier bloc, ouvrez Choisir un module... et choisissez un type, par exemple Groupe.
Dans Élément, choisissez le groupe voulu. La petite flèche à côté ouvre sa fiche si vous devez la vérifier.
Pour ajouter une étape après celle-ci, décochez Fin du flux : un nouveau bloc vide apparaît en dessous. Choisissez par exemple Répondeur pour les appels sans réponse.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour retirer une étape, cliquez sur sa corbeille. Pour supprimer tout le flux, cliquez sur Supprimer en bas de l'éditeur, puis confirmez : c'est définitif.
Les types de module
Le menu Choisir un module... range les types en trois familles.
| Type | Ce que fait l'étape |
|---|---|
| Utilisateur | Fait sonner un collègue. |
| Groupe | Fait sonner un groupe. |
| Répondeur | Envoie l'appel sur un répondeur. Termine le flux. |
| Média | Joue un message audio, puis passe à l'étape suivante. |
| Scénario | Dépose ici les étapes d'un scénario de votre bibliothèque. |
| Autre flux | Continue dans un autre flux de votre compte. |
Seuls les éléments existants apparaissent dans Élément : créez d'abord le groupe, le répondeur ou le média, puis revenez dans le flux.
Régler un horaire dans un flux
Bloc Horaires
Choisir Horaires ouvre la fenêtre Définir les horaires. Pour chaque jour, saisissez une ou plusieurs plages (Ajouter une plage horaire), puis cliquez sur Valider. Le bloc affiche deux onglets, Pendant horaires et Hors horaires : remplissez chacun avec ses étapes. Le crayon du bloc rouvre l'horaire.
Bloc Horaires avancés
Utile quand la journée se découpe en plusieurs moments qui ne doivent pas être traités pareil, par exemple une équipe le matin et une autre l'après-midi.
Choisissez Horaires avancés. La fenêtre du même nom s'ouvre.
Pour chaque période, saisissez un nom (« Matin », « Permanence »…), cochez les Jours et réglez les Heures. Ajouter une période en crée une autre.
Ordonnez les périodes avec les flèches Monter la période et Descendre la période : elles sont lues de haut en bas, et quand deux périodes se recouvrent, celle du haut l'emporte.
Enregistrez. Le bloc affiche un onglet par période et un onglet Hors horaires pour tout ce qui n'entre dans aucune période. Remplissez chaque onglet.
Pour changer les périodes ensuite, cliquez sur Modifier les périodes dans le bloc.
Le flux principal et ses périodes
Le flux principal commence par un bloc Horaires d'entreprise verrouillé : vos horaires se règlent dans Horaires, et le lien Ouvrir Horaires d'entreprise vous y mène.
Sous ce bloc, des onglets découpent le flux en périodes. Chaque onglet a sa propre suite d'étapes :
| Onglet | Quand l'appel y arrive |
|---|---|
| Ouvert | Pendant vos horaires d'ouverture. |
| Fermé | En dehors de vos horaires. N'apparaît pas si vous êtes ouvert 24/24. |
| Pause | Pendant la pause déjeuner, si vous en avez défini une. |
| Vacances | Pendant une fermeture programmée. N'apparaît que si une fermeture est prévue. |
Selon l'heure de l'appel
Ouvrez le flux principal.
Cliquez sur l'onglet de la période à régler, par exemple Fermé.
Construisez les étapes de cette période : un Média avec votre annonce de fermeture, puis un Répondeur, par exemple.
Cliquez sur Enregistrer.
Astuce
Pour réutiliser le même enchaînement dans plusieurs périodes ou sur plusieurs comptes, créez un scénario et appliquez-le dans le bloc vide de la période.
Encart Fermeture manuelle
Si la fermeture manuelle est activée, un encart Fermeture manuelle s'affiche sous le bloc des horaires. Il indique son état :
- Inactive : l'horaire s'applique normalement ;
- Active : tous les appels partent en fermé, quel que soit l'horaire.
Il rappelle aussi les deux codes (celui qui ferme, celui qui rouvre) et, après Message joué :, le flux entendu pendant la fermeture. Cliquez dessus pour l'ouvrir et le modifier.
Messages à connaître
- Changement de structure de ce flux : votre modification change la forme du flux (par exemple, une période disparaît). Lisez le message, puis cliquez sur Appliquer quand même ou Annuler.
- Le central a accepté puis annulé la modification : rien n'est appliqué. Fermez tout autre onglet ouvert sur ce flux, puis réessayez.
Configuration héritée
Si une période affiche Configuration héritée, son contenu actuel n'est pas montré et la reconfigurer le remplacera entièrement : en cas de doute, contactez le support avant d'enregistrer.