Répondeurs
Créer les boîtes vocales, choisir qui les consulte, qui est prévenu par e-mail et ce qu'entend l'appelant.
Réservé aux administrateurs
Un répondeur (boîte vocale) enregistre les messages des appelants. Il peut appartenir à une personne ou être partagé, par exemple le répondeur de l'accueil. Vous l'utilisez ensuite comme destination dans un groupe ou un flux d'appels.
Magic IP › Configuration › Modules › RépondeursCréer un répondeur
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez le Nom, le Numéro de boîte vocale et un Code PIN. Le PIN protège l'écoute des messages par téléphone.
Choisissez le Propriétaire et, si besoin, les Utilisateurs autorisés (voir ci-dessous).
Cliquez sur Enregistrer.
Ouvrez ensuite le répondeur pour régler les messages d'accueil et les notifications.
Modifier un répondeur
Cliquez sur un répondeur dans la liste. Sa fiche comporte trois onglets.
Paramètres
- Nom, Numéro de boîte vocale et Code PIN. Laissez le PIN vide pour ne pas le changer.
- Traitement IA : les nouveaux messages sont traités automatiquement par l'IA. Dans la liste, le répondeur affiche alors IA activée.
- Propriétaire : l'utilisateur assigné retrouve ce répondeur dans son espace Mes Répondeurs.
- Utilisateurs autorisés : cochez les autres utilisateurs qui peuvent accéder à ce répondeur. Un utilisateur marqué (pas de compte portail) n'a pas d'accès à One et ne pourra pas le consulter depuis l'espace client.
Options
Messages d'accueil : un répondeur a deux annonces.
| Annonce | Rôle |
|---|---|
| Message par défaut | L'annonce habituelle. Sans message personnalisé, le central joue un Message système. |
| Message temporaire | Une annonce ponctuelle, par exemple pendant un congé. Tant qu'elle existe, elle est jouée à la place du message par défaut (Actif (prioritaire)). Supprimez-la pour revenir au message par défaut. |
Pour chaque annonce, vous pouvez l'Écouter, la Télécharger, la Supprimer, ou en créer une nouvelle :
- Enregistrer avec le micro de votre ordinateur, puis Confirmer ;
- Importer un fichier audio (MP3, WAV ou OGG) ;
- Générer avec TTS à partir d'un texte.
Destinataires : ajoutez les adresses e-mail qui reçoivent une notification à chaque nouveau message. Saisissez l'adresse puis cliquez sur +.
Deux cases complètent la notification :
- Joindre le message vocal à l'email : le message audio est attaché à l'e-mail.
- Supprimer les messages après notification : le message est effacé du répondeur une fois l'e-mail envoyé. Cette case est désactivée quand le Traitement IA est actif, car l'IA doit pouvoir traiter les messages.
Configuration avancée
Des réglages fins, à modifier seulement si vous en avez besoin.
- Annonce seule (sans enregistrement) : l'appelant entend l'annonce mais ne peut pas laisser de message.
- Passer l'annonce d'accueil : l'appelant arrive directement au bip.
- Instructions système coupées : géré automatiquement, non modifiable.
- Exiger le code PIN : le PIN est demandé même depuis le poste du propriétaire.
- Consultation directe pour le propriétaire : le propriétaire qui appelle sa boîte arrive directement à ses messages.
- Passer l'enveloppe des messages : la date et le numéro ne sont pas annoncés avant chaque message.
- Messages les plus anciens d'abord : ordre de lecture des messages.
- Avance et retour rapide : permet de naviguer dans un message pendant l'écoute, par pas réglable dans Pas de navigation (secondes).
- Verrouiller la configuration par téléphone : empêche de modifier les réglages depuis le menu du répondeur.
- Archiver les messages après notification : le message est marqué comme sauvegardé après l'envoi de l'e-mail.
- Format audio des messages : MP3 ou WAV.
- Fuseau horaire : utilisé pour dater les messages. Par défaut, celui du compte.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos changements.
Supprimer un répondeur
Ouvrez le répondeur, cliquez sur Supprimer en bas de la fiche, puis confirmez. La suppression est définitive, messages compris.
Avant de supprimer
Vérifiez qu'aucun groupe ni flux d'appels n'envoie encore vers ce répondeur.