Utilisateurs et licences
Créer les utilisateurs de votre central, régler leurs extensions et fonctionnalités, et répartir vos licences.
Réservé aux administrateurs
Propriétaires et administrateurs du compte, ou membres de niveau Admin sur Magic IP.
Un utilisateur du central, c'est une extension, des identifiants, une licence, et les téléphones (postes) qui sonnent pour lui. Ouvrez Magic IP › Configuration › Modules, puis la tuile Utilisateurs.
La liste affiche pour chaque utilisateur son Extension, ses Numéros, sa Licence, ses Téléphones et ses Fonctionnalités actives. Un utilisateur désactivé porte le badge Désactivé.
Ajouter un utilisateur
Vous pouvez ajouter une personne depuis cette page ou depuis la page Équipe : les deux créent la même chose, un membre de votre entreprise dans One et son utilisateur sur le central. Depuis Équipe, vous réglez en plus tous ses accès aux autres applications (voir Inviter un membre).
Cliquez sur Ajouter. Le volet Ajouter un utilisateur s'ouvre.
Choisissez le Type d'utilisateur :
- Utilisateur : une personne, avec un accès à One et une extension sur le central ;
- Utilisateur light : une extension sans personne derrière (chambre, parlophone, cuisine, couloir). La licence Light est imposée.
Remplissez l'Identité :
- pour un utilisateur : Prénom, Nom et Email. La personne reçoit une invitation à One. Si elle n'a pas d'adresse, cochez Sans e-mail : aucune invitation n'est envoyée, et vous pourrez ajouter une adresse plus tard depuis Équipe (voir Membres sans e-mail) ;
- pour un utilisateur light : le Libellé du poste, par exemple « Chambre 12 ».
Vérifiez le Numéro d'extension. One propose le premier numéro libre de la plage recommandée : 201 à 299 pour une personne, 301 à 399 pour un utilisateur light. Pour sortir de la plage, activez Autoriser une extension hors plage.
Sous Identifiants SIP, gardez le Mot de passe généré ou cliquez sur l'icône pour en générer un autre.
Choisissez la Licence : Standard (licence utilisateur complète) ou Gratuite. Le nombre de licences encore disponibles s'affiche à côté de chaque type.
Dans Options, laissez Créer une boîte vocale activé si l'utilisateur doit avoir un répondeur. Activez Notification email pour recevoir les messages vocaux par e-mail (impossible sans adresse e-mail).
Dans Caller ID, vérifiez le Nom affiché et, si besoin, le Numéro affiché pour les appels sortants.
Cliquez sur Créer l'utilisateur.
La fiche d'un utilisateur
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche. Elle a trois onglets.
Général
Cliquez sur Modifier pour changer :
- le Prénom et le Nom ;
- le Nom affiché (interne), vu dans l'annuaire et sur les appels entre collègues, et le Nom affiché (externe), présenté sur les appels sortants ;
- l'Email / Identifiant et l'Extension ;
- le Numéro direct : choisissez l'un de vos numéros pour qu'il sonne directement chez cet utilisateur ;
- Durée de sonnerie (s) : la durée de sonnerie avant de basculer vers la messagerie vocale.
Cliquez sur Enregistrer.
Téléphones
Les téléphones assignés à l'utilisateur, avec leur état (Connecté, Déconnecté ou Désactivé). Dépliez un téléphone pour voir son Compte SIP, le modifier, ou cliquer sur Désassigner pour le détacher de l'utilisateur. Pour ajouter un téléphone, voir Téléphones.
Fonctionnalités
Une fonctionnalité en service porte le badge Activé. Dépliez-la pour l'activer ou la couper, et régler ses options :
- Numéro présenté : le numéro affiché pour les appels sortants ;
- Redirection d'appels : renvoyer les appels vers un autre numéro. Saisissez d'abord le numéro de redirection. Options : Garder le Caller-ID, Seulement appels directs, Demander confirmation au destinataire ;
- Hot-Desking : se connecter sur différents téléphones ;
- Messagerie vocale : la messagerie vocale et ses notifications par e-mail ;
- Enregistrement d'appel : enregistrer automatiquement les appels ;
- Ne pas déranger : rejeter tous les appels entrants.
Après avoir changé un réglage, cliquez sur Enregistrer les paramètres.
Gérer les licences
Sous la liste, la ligne Licences montre la consommation par type (Standard, Light, Gratuite), par exemple 4/5 : 4 licences attribuées sur 5 souscrites.
Pour un utilisateur
Dans l'onglet Général de la fiche, sur la ligne Licence :
- Modifier : choisissez une autre licence dans la liste. Un type sans licence libre affiche (non souscrite) ou 0 dispo ;
- Libérer : retire la licence, qui redevient disponible pour quelqu'un d'autre.
Pour tout le parc
Cliquez sur Gérer les licences. La fenêtre regroupe les utilisateurs par type de licence. Pour chacun, choisissez une autre licence dans la liste ou cliquez sur Retirer la licence. Un type sans place libre porte le badge Complet.
Pour souscrire des licences supplémentaires, voir Abonnement et licences.
Désactiver ou réactiver un utilisateur
Dans l'onglet Général, basculez l'interrupteur de la ligne Statut, puis confirmez.
- Désactiver : l'utilisateur ne peut plus se connecter ni passer ou recevoir d'appels, et sa licence est libérée. C'est réversible.
- Réactiver : l'utilisateur peut de nouveau se connecter et téléphoner. Si la fiche indique Cet utilisateur est actif mais n'a aucune licence assignée., attribuez-lui une licence.
Modifier les identifiants
Dans la fiche, cliquez sur Identifiants. Dans Modifier les identifiants, saisissez l'Identifiant (email), le Nouveau mot de passe (6 caractères minimum) et sa confirmation, puis cliquez sur Enregistrer. Ces identifiants servent à se connecter à la plateforme téléphonie.
Retirer l'accès Magic IP
Quand une personne quitte l'entreprise ou n'a plus besoin de téléphone :
Dans la fiche, cliquez sur Retirer l'accès Magic IP.
Lisez la liste de ce qui va être fait : accès au module révoqué, téléphones libérés (le matériel reste utilisable pour quelqu'un d'autre), redirections personnelles, messagerie vocale et utilisateur du central supprimés.
Tapez le nom complet de la personne pour confirmer, puis cliquez sur Retirer définitivement.
Le résultat s'affiche étape par étape. La personne garde son accès à One pour les autres applications : pour la retirer complètement de l'entreprise, voir Régler les accès.
Action définitive
Les messages vocaux de la personne sont supprimés avec sa messagerie. Récupérez-les avant si nécessaire.