Comment ajouter un utilisateur au standard ?
En une seule fiche, donnez à un collègue son extension, son répondeur et sa licence. Il reçoit son invitation à One : il ne reste qu'à lui attribuer un téléphone.
Réservé aux administrateurs
Cette page se règle par un administrateur du compte, ou par un membre de niveau Admin sur Magic IP.
La procédure en image
Ouvrez Magic IP › Configuration › Modules, puis la tuile Utilisateurs.
Total Utilisateurs
Étape par étape
Cliquez sur « Ajouter »
Le volet Ajouter un utilisateur s'ouvre.
Total Utilisateurs
Choisissez le type d'utilisateur
Utilisateur pour une personne : elle a un accès à One et une extension sur le central. Utilisateur light pour une extension sans personne derrière (chambre, parlophone, cuisine, couloir) : la licence Light est alors imposée.
Si un collègue a déjà accès à One mais pas encore d'extension, le choix Membre de l'équipe apparaît en plus : choisissez-le dans la liste Membre, il ne reçoit pas de seconde invitation.
Type d'utilisateur
Remplissez l'identité
Pour une personne : Prénom, Nom et Email. Elle reçoit une invitation à One. Si elle n'a pas d'adresse, cochez Sans e-mail : aucune invitation ne part, et vous ajouterez l'adresse plus tard (voir Comment ajouter un collègue qui n'a pas d'e-mail ?). Pour un utilisateur light, saisissez le Libellé du poste, par exemple « Chambre 12 ».
Identité
Vérifiez l'extension
One propose le premier numéro libre : de 201 à 299 pour une personne, de 301 à 399 pour un utilisateur light. Pour sortir de cette plage, activez Autoriser une extension hors plage.
Extension
Vérifiez la licence et le répondeur
Une personne reçoit une licence Standard ; le nombre de licences libres s'affiche à côté. Laissez Créer une boîte vocale activé pour lui donner un répondeur. Notification email lui envoie ses messages vocaux par e-mail (impossible sans adresse).
Licence
Options
Vérifiez le nom présenté
Sous Caller ID, le Nom affiché reprend le nom saisi : c'est ce que voient vos correspondants. Indiquez si besoin un Numéro affiché pour les appels sortants.
Cliquez sur « Créer l'utilisateur »
Le message Utilisateur Camille Dupont créé avec succès confirme. Il ne reste qu'à lui attribuer un téléphone : voir Comment ajouter un téléphone ?
Total Utilisateurs
Utilisateur Camille Dupont créé avec succès
Modifier un utilisateur
Cliquez sur sa ligne. La fiche a trois onglets :
- Général : Modifier permet de changer le nom, le Nom affiché (interne) (annuaire, appels entre collègues) et (externe) (appels sortants), l'Extension, le Numéro direct qui sonne chez lui et la Durée de sonnerie (s) avant le répondeur.
- Téléphones : ses téléphones et leur état (Connecté, Déconnecté, Désactivé). Assigner un téléphone lui en attribue un ; Désassigner le détache sans le supprimer.
- Fonctionnalités : Numéro présenté, Redirection d'appels, Hot-Desking, Messagerie vocale, Enregistrement d'appel, Ne pas déranger. Dépliez-en une, réglez-la, puis cliquez sur Enregistrer les paramètres.
Gérer les licences
Sous la liste, la ligne Licences montre la consommation par type, par exemple Standard 4/5 : 4 licences attribuées sur 5 souscrites.
- Pour un utilisateur : dans l'onglet Général, sur la ligne Licence, cliquez sur Modifier pour en choisir une autre, ou sur Libérer pour la rendre disponible.
- Pour tout le parc : cliquez sur Gérer les licences. Changez la licence de chacun ou cliquez sur Retirer la licence. Un type sans place libre porte le badge Complet.
Désactiver ou retirer un utilisateur
Désactiver (réversible) : dans l'onglet Général, basculez l'interrupteur Statut et confirmez. L'utilisateur ne peut plus se connecter ni téléphoner, et sa licence est libérée. À la réactivation, choisissez sa licence dans la fenêtre de confirmation.
Retirer l'accès Magic IP (définitif), quand une personne quitte l'entreprise :
Dans la fiche, cliquez sur Retirer l'accès Magic IP et lisez ce qui va être fait : téléphones libérés (le matériel reste utilisable), redirections personnelles, messagerie vocale et extension supprimées.
Tapez le nom complet de la personne, puis cliquez sur Retirer définitivement.
Action définitive
Les messages vocaux de la personne sont supprimés avec sa messagerie : récupérez-les avant si nécessaire.
Bon à savoir
- Depuis la page Équipe, l'ajout crée la même chose, avec en plus ses accès aux autres applications : voir Comment inviter un collègue dans One ?
- La personne garde son accès à One après un retrait de Magic IP. Pour la retirer de l'entreprise, voir Comment modifier les accès d'un collègue ?
- Changer ses identifiants de connexion : dans la fiche, cliquez sur Identifiants, saisissez l'Identifiant (email) et un Nouveau mot de passe (6 caractères minimum), confirmez-le, puis cliquez sur Enregistrer.
- Plus de licences ? Voir Comment ajuster votre abonnement et vos licences ?