Comment inviter un collègue dans One ?
Ajoutez un collègue en une seule fois : son invitation part par e-mail, avec son rôle et ses accès déjà réglés. Il n'a plus qu'à choisir son mot de passe pour commencer.
Réservé aux administrateurs
Seuls le propriétaire et les administrateurs du compte peuvent inviter un collègue.
La procédure en image
Cliquez sur votre nom en bas de la barre latérale, puis sur Équipe.
Membres
Étape par étape
Cliquez sur « Inviter »
Le volet Inviter un membre s'ouvre.
Saisissez son e-mail et son nom
L'Email reçoit l'invitation. Ajoutez le Prénom (avec la civilité si vous le souhaitez), le Nom et le Téléphone mobile, puis choisissez la Langue de l'invitation : Français, Nederlands ou English.
Choisissez son rôle
Utilisateur ou Administrateur. Les administrateurs gèrent les membres et les accès ; les utilisateurs n'accèdent qu'à ce que vous leur ouvrez.
Réglez son niveau dans chaque application
Sous Accès aux modules, choisissez Aucun accès, Utilisateur ou Admin pour chaque application. Un administrateur a Tout accès : rien à régler.
Accès aux modules
Le niveau de cette personne dans chaque application. Elle en aura tout de suite l'accès.
Pour Magic IP, liez ou créez son poste
Le bloc Utilisateur du central apparaît si vous choisissez Administrateur ou un niveau Magic IP autre que Aucun accès. Voir ci-dessous.
Cliquez sur « Inviter »
Votre collègue apparaît dans la liste, avec Jamais connecté tant qu'il n'a pas activé son accès. De son côté, il suit Comment activer votre accès à One ?
Donner accès à Magic IP
Pour utiliser Magic IP, votre collègue doit exister sur le central téléphonique de votre entreprise.
- Lier un utilisateur existant : il existe déjà comme utilisateur sur le central, sans être rattaché à un membre de One. Choisissez-le dans Choisir un utilisateur. Si Aucun utilisateur libre sur ce central. s'affiche, passez par Créer un poste.
- Créer un poste : One lui crée un utilisateur et son extension. Le Numéro d'extension proposé est le prochain libre de la plage recommandée (201 à 299) ; pour sortir de cette plage, activez Autoriser une extension hors plage. Le Mot de passe est généré pour vous, et l'icône de rafraîchissement en génère un autre. La licence Standard est cochée, avec le nombre de licences encore disponibles. Dans Options, gardez Créer une boîte vocale et, si votre collègue a un e-mail, Notification email pour recevoir ses messages vocaux par e-mail.
Utilisateur du central
Un poste de plus sur votre abonnement
Créer un utilisateur sur le central l'ajoute à votre abonnement Magic IP. Si votre collègue existe déjà sur le central, liez-le plutôt que d'en créer un nouveau.
Bon à savoir
- Factures, Rapports et autres parties de One : l'invitation règle le rôle et les applications. Pour ouvrir le reste à un utilisateur, ouvrez ensuite sa fiche, onglet Accès : voir Comment modifier les accès d'un collègue ?
- Un collègue sans adresse e-mail : cochez Sans e-mail sous le champ Email. Aucune invitation ne part et le bouton devient Ajouter. Voir Comment ajouter un collègue qui n'a pas d'e-mail ?
- Votre collègue a déjà un accès à One, par exemple pour une autre entreprise ? Il se connecte avec son mot de passe habituel et l'invitation s'ajoute à son accès.