Comment trouver et appeler un contact ?
Tout l'annuaire de l'entreprise est dans Magic IP : tapez un nom, cliquez, le numéro se compose. Ces contacts servent aussi à afficher le nom de l'appelant plutôt qu'un simple numéro.
Contacts est l'annuaire partagé de votre entreprise (à quoi il sert). Magic IP s'en sert pour afficher le nom d'un correspondant dans LiveTrack, Mes Répondeurs et le composeur du tableau de bord.
Trouver et appeler un contact
Ouvrez « Contacts »
Dans le menu de Magic IP, cliquez sur Contacts. La carte Tous les contacts affiche, pour chaque contact, Nom (et société), Téléphone, Mobile, Email et Tags.
Tous les contacts
Tapez un nom dans la recherche
Un nom, une société, un e-mail ou un numéro dans Rechercher un contact... : la liste se filtre au fil de la frappe. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier ; la colonne Tags propose aussi un filtre.
Tous les contacts
Cliquez sur « Appeler »
L'icône Appeler, au bout de la ligne, compose le numéro. Vous pouvez aussi cliquer directement sur un numéro de la liste. Envoyer un email ouvre votre messagerie.
Cliquez sur la ligne d'un contact pour ouvrir sa fiche : coordonnées, société, adresse et tags.
Ajouter ou modifier un contact
Réservé aux administrateurs
Les boutons d'ajout, de modification et de suppression s'affichent pour les administrateurs de Magic IP. Ils sont masqués quand un CRM est connecté.
Cliquez sur « Ajouter »
Choisissez Nouveau contact pour créer une fiche, ou Importer (CSV/Excel) pour charger un fichier. Une fiche demande au moins un prénom, un nom et un numéro ; terminez par Créer le contact.
Tous les contacts
Pour corriger une fiche, ouvrez « Plus d'actions »
Le menu, au bout de la ligne du contact, propose Modifier et Supprimer. La suppression est définitive.
Vérifier la qualité de l'annuaire
Cliquez sur « Qualité »
Le bouton affiche un score sur 100 : vert à partir de 80, orange de 50 à 79, rouge en dessous. Il tient compte des doublons, des numéros mal formés et des champs manquants.
Tous les contacts
Choisissez un problème et cliquez sur « Voir »
La fenêtre Analyse qualité liste les problèmes trouvés, avec le nombre de contacts concernés : Doublons détectés, Numéros non E.164, E-mails manquants, E-mails invalides, Noms incomplets, Adresses incomplètes, Téléphones manquants. Voir ferme la fenêtre et ne garde dans la liste que les contacts concernés.
Score de votre base de contacts
Un badge, par exemple 12 contacts après le filtre qualité, rappelle que la liste est filtrée : cliquez dessus pour revoir tous les contacts.
Bon à savoir
- Numéros mal formés : sur Numéros non E.164, le bouton Corriger remet d'un coup les numéros au format international.
- Doublons : Voir ouvre la fenêtre Doublons. Fusionner garde une fiche par groupe et y réunit ce que les autres fiches savaient ; les autres sont supprimées.
- Plusieurs contacts à la fois : un administrateur coche les contacts dans la liste, puis choisit Ajouter un tag ou Supprimer.
- Contacts synchronisés depuis votre CRM : le badge Synchronisés depuis suivi du nom du CRM s'affiche. Les contacts se créent, se modifient et se fusionnent alors dans votre CRM.
- Appeler depuis l'ordinateur : l'appel part de l'application d'appel de votre ordinateur. Pour qu'il passe par le central, installez le softphone Interfone.
- Téléphones de bureau : certains modèles ne gèrent qu'un nombre limité de contacts dans l'annuaire partagé. Reportez-vous à la documentation de votre modèle.
- Envoyer un SMS (si le contact a un mobile) et Copier le numéro se trouvent dans le menu Plus d'actions de la ligne. Vous pouvez aussi tenir l'annuaire à jour dans l'application Contacts de One : voir Ajouter un contact.