Comment ajouter un contact ?
Ajoutez un client ou un fournisseur au répertoire de l'entreprise. Toute l'équipe le retrouve en quelques lettres, et son nom arrive aussi dans l'annuaire de vos téléphones de bureau.
Réservé aux administrateurs
Cette page se règle par un administrateur du compte, ou par un membre de niveau Admin sur Magic IP. Le bouton Ajouter n'apparaît pas quand le répertoire est synchronisé depuis votre CRM.
Ouvrez Magic IP › Contacts. Pour ajouter beaucoup de contacts d'un coup, passez plutôt par l'import d'une liste.
Étape par étape
Cliquez sur « Ajouter », puis « Nouveau contact »
Le bouton se trouve en haut à droite de la liste. Le volet Nouveau contact s'ouvre.
Tous les contacts
Saisissez le prénom et le nom
Choisissez la civilité (M. ou Mme) à gauche du Prénom, puis tapez le prénom et le Nom. Les deux sont obligatoires.
Un contact a au moins un prénom, un nom et un numéro.
Identité
Ajoutez au moins un numéro
Sous Coordonnées, remplissez le Téléphone, le Mobile ou les deux, puis l'E-mail si vous le connaissez. Tapez le numéro comme d'habitude, par exemple 02 123 45 67, puis cliquez sur la baguette rouge qui apparaît au bout du champ (Convertir au format international) : One met le numéro au bon format.
Coordonnées
Complétez la société et l'adresse, si besoin
Le bloc Société est facultatif : Nom de la société, N° TVA et Site web. Pour une entreprise belge, Rechercher dans la BCE remplit ces champs pour vous (voir plus bas). L'Adresse est facultative aussi.
Société · facultatif
Posez des balises
Sous Balises, cliquez sur Ajouter une balise…. Choisissez une balise existante, ou tapez un nouveau nom et cliquez sur Créer « … ». La croix d'une pastille retire la balise du contact.
Balises
Cliquez sur « Créer le contact »
Le message Contact créé avec succès confirme. Le contact apparaît dans la liste et dans l'annuaire de vos téléphones.
Remplir la société depuis la BCE
Dans le volet, cliquez sur Rechercher dans la BCE.
Onglet Par numéro : saisissez le Numéro d'entreprise (BCE), avec ou sans points. Onglet Par nom : saisissez le Nom de l'entreprise exact (la recherche tient compte des majuscules), puis cliquez sur l'un des numéros trouvés.
Vérifiez la fiche affichée, puis cliquez sur Utiliser ces informations. One remplit le Nom de la société, le N° TVA (le numéro précédé de BE) et l'adresse, avec la Belgique comme pays.
Bon à savoir
- Pas de bouton Ajouter ? Vous n'êtes pas administrateur de Magic IP, ou le répertoire est synchronisé depuis votre CRM. Voir À quoi sert le répertoire partagé ?
- Pour les SMS, un contact doit avoir un numéro mobile belge.
- Une faute de frappe ? Corrigez la fiche à tout moment : voir Comment retrouver, modifier ou supprimer un contact ?
Le numéro n'est pas encore au format international. Cliquez sur la baguette rouge au bout du champ pour le convertir, puis vérifiez le résultat.
Un contact sans numéro ne peut pas être enregistré. Remplissez le Téléphone ou le Mobile.
Le contact est bien enregistré dans One. Vos téléphones recevront l'annuaire à jour lors de la prochaine modification d'un contact.
Le contact est enregistré, mais l'annuaire de votre ancien portail myPortal n'a pas encore été repris. Cliquez sur Importer les contacts dans le bandeau en haut de la page Contacts : vos téléphones recevront ensuite le nouvel annuaire.