Comment mettre un message d'absence pendant vos congés ?
Pendant vos congés, vos appelants entendent un message qui les prévient, puis peuvent laisser un message sur un répondeur. Tout se prépare à l'avance et s'arrête seul à la fin de la fermeture.
Réservé aux administrateurs
Ces réglages se font par un administrateur du compte, ou par un membre de niveau Admin sur Magic IP.
Trois réglages, dans cet ordre : le message, les dates de fermeture, puis ce que fait votre flux d'appels pendant ces dates.
La procédure en image
Total Médias
Créer le message
Ouvrez Médias et cliquez sur « Ajouter »
Ouvrez Magic IP › Configuration › Modules, puis la tuile Médias. La fenêtre Ajouter un média s'ouvre.
Donnez un nom au message
Par exemple « Message congés » dans Nom du média : c'est ce nom que vous choisirez ensuite dans le flux d'appels.
Créez l'audio
Un onglet par façon de faire : Import pour un fichier MP3, WAV ou OGG (10 Mo au plus), Enregistrer pour parler dans le micro de votre ordinateur, TTS pour taper le texte et le faire lire par une voix de synthèse. Avec TTS, cliquez sur Générer l'audio et écoutez l'aperçu.
Cliquez sur « Ajouter le média »
Le message rejoint la liste des médias.
Programmer la fermeture
Ouvrez Vacances et ajoutez une période
Dans Magic IP › Configuration › Modules, ouvrez la tuile Vacances, cliquez sur Ajouter, puis sur Période.
Indiquez un nom et les dates, puis cliquez sur « Créer »
La fermeture apparaît dans la liste avec le type Vacances. Le détail est dans Comment programmer vos vacances et jours fériés ?
Faire jouer le message pendant la fermeture
Ouvrez le flux principal
Ouvrez Magic IP › Configuration › Flux d'appels, puis le flux marqué Principal.
Cliquez sur l'onglet « Vacances »
Il se trouve sous le bloc Horaires d'entreprise, à côté de Ouvert et Fermé.
Choisissez « Média », puis votre message
Dans le premier bloc, ouvrez Type de module et choisissez Média. Dans Élément, choisissez « Message congés ».
Ajoutez un répondeur, si vous le souhaitez
Décochez Fin du flux : un nouveau bloc apparaît en dessous. Choisissez Répondeur, puis la boîte qui recevra les messages. Si vous laissez Fin du flux coché, l'appel se termine après votre message.
Cliquez sur « Enregistrer »
Le message Flux enregistrés avec succès confirme : le réglage vaut pour toutes vos fermetures programmées.
Bon à savoir
- Rien à défaire à votre retour : à la fin de la fermeture, les appels reprennent vos horaires habituels. Gardez le média pour vos prochains congés.
- L'onglet Vacances sert à toutes vos fermetures, jours fériés compris. Préférez un texte sans dates, ou changez l'Élément de l'onglet avant chaque congé.
- Le répondeur garde son message d'accueil habituel. Pour qu'il parle aussi de vos congés, donnez-lui un Message temporaire, à supprimer au retour : voir Comment créer et gérer vos boîtes vocales ?
- Corriger le texte plus tard : un message créé en TTS se modifie sur place, sans toucher au flux. Voir Comment créer un message d'accueil ou d'absence ?
- Une fermeture imprévue ? Voir Comment fermer le standard en urgence ?
Il ne s'affiche que si une fermeture active est programmée. Vérifiez dans Vacances que votre fermeture existe, qu'elle n'est pas passée et que son interrupteur Activer est allumé, puis rouvrez le flux principal.
Seuls les médias existants y figurent. Vérifiez que vous avez bien cliqué sur Ajouter le média, puis rouvrez le flux.
Cette période a été réglée dans une version précédente et l'écran ne peut pas l'afficher. Reconfigurez-la comme ci-dessus : votre réglage remplacera l'ancien. En cas de doute, contactez le support avant d'enregistrer.